9 điểm khó doanh nghiệp SMEs gặp khi bắt đầu khởi sự hoặc khi chuyển đổi vận hành và giải pháp tháo gỡ

Ngày đăng: 14:34 13/01/2026 - Lượt xem: 42

Trong vai trò Chuyên gia cao cấp Hội đồng Ứng dụng Công nghệ Tự động hóa – Viện IHRAI, đồng thời là CEO Công ty Vinateks, tôi định hướng nghiên cứu và triển khai các giải pháp theo nguyên tắc đơn giản hóa – chuẩn hóa – tự động hóa, giúp SMEs giảm phụ thuộc vào con người, vận hành dựa trên dữ liệu tích hợp AI, nâng cao khả năng thích ứng và phát triển bền vững trong kỷ nguyên kinh tế số.

6 năm qua tôi tư vấn công nghệ phần mềm Web/ App quản trị cho các doanh nghiệp SMEs, tôi đã rút ra 9 các điểm "đau đầu" các Anh chủ SMEs ít nhất gặp 5/9 điểm khó khi chọn một phần mềm quản trị:

1. Chi phí "tảng băng trôi": Doanh nghiệp thường chỉ nhìn thấy phí bản quyền (license) phần mềm mà quên mất chi phí vận hành, bảo trì, đào tạo và chi phí cơ hội khi hệ thống đình trệ. Với SMEs, đây là một gánh nặng tài chính cực lớn nếu không tính toán kỹ dòng tiền và phương án khi sự cố xẩy ra. 2. Kháng cự sự thay đổi (Human Resistance): Con người là yếu tố quyết định, nhưng cũng là rào cản lớn nhất. Nhân viên đã quen với cách làm cũ, họ sợ sự minh bạch của phần mềm và ngại phải học lại từ đầu. 3. Thay "đầu" con người hay thay người? Đây là bài toán đau đầu nhất. Để vận hành Phần mềm quản trị công ty ERP, bạn cần những nhân sự có tư duy hệ thống. Nếu đội ngũ cũ không thay đổi được tư duy (mindset), doanh nghiệp buộc phải đứng trước lựa chọn nghiệt ngã: Thay đổi nhân sự để cứu hệ thống, hay giữ người và chấp nhận rủi ro thất bại? Đây thật sư là một bài toán quá khó nếu như người CEO để quá nhiều cảm xúc vào trong việc quản trị công ty. Nếu là bạn trong tình huống như vậy bạn sẽ chọn phương án nào! Đó sẽ là câu hỏi để cho một CEO như bản phải suy ngẫm. 4. Chọn sai phần mềm vì thiếu trải nghiệm: Nhiều chủ doanh nghiệp mua phần mềm theo trào xu hướng hoặc theo lời quảng cáo "màu hồng" mà chưa thực sự hiểu nhu cầu nội tại. Kết quả là "mua dao mổ trâu để giết gà" hoặc ngược lại, dùng một hệ thống quá yếu để gánh một quy mô đang tăng trưởng.

5. Dữ liệu "rác" (Garbage In - Garbage Out): Hệ thống chỉ đúng khi đầu vào đúng. Khi quy trình chưa chuẩn, dữ liệu nhập vào sai lệch dẫn đến các báo cáo quản trị trở nên vô nghĩa, thậm chí gây ra những quyết định sai lầm. Ở tình huống này thì CEO nên ngồi lại mà thiết kế lại quy trình phù hợp với cách hoạt động mới dựa trên phần mềm mình lựa chọn.

6. Sự đứt gãy trong triển khai đa kênh: Với mô hình kinh doanh hiện đại, việc đồng bộ giữa kho, vận chuyển, sàn TMĐT và cửa hàng vật lý là cực khó. Phần mềm không tương thích tốt sẽ tạo ra những "ốc đảo thông tin". Đó sẽ là cực hình cho nhân viên hỗ trợ và sự hỗn loạn khi có vấn đề xảy ra.

7. Quá phụ thuộc vào đơn vị cung cấp: Nhiều SMEs bị "bắt cóc" bởi nhà thầu phần mềm. Khi cần chỉnh sửa quy trình nhỏ, bạn phải đợi chờ và chi trả thêm những khoản phí vô lý. Kinh nghiệm lựa chọn một đơn vị uy tín thì không có, thì đó là một hố đen cho những chi phí phải trả thêm một cách vô lý.

8. Hệ thống quá cồng kềnh so với quy mô: Các Startup cần sự linh hoạt (Agile). Việc áp một quy trình ERP cứng nhắc của các tập đoàn lớn vào SMEs giống như mặc một chiếc áo quá chật, làm triệt tiêu sự sáng tạo và tốc độ của doanh nghiệp SMEs bởi vì sự ưu tiên của doanh nghiệp SMEs ưu tiên sự tăng trưởng hơn là sự ổn định hệ thống theo cách của các tập toàn khổng lồ.

9. Kỳ vọng quá cao vào "phép màu" công nghệ: Nhiều người tin rằng cứ cài phần mềm là tự động doanh thu tăng, quản trị tốt. Thực tế, phần mềm chỉ là công cụ, tư duy quản trị mới là chìa khóa.

Tôi sẽ thêm một điểm khó nữa liên quan trong quá trình triển khai ngoài các vấn đề ở trên, đó là: Thiếu người dẫn dắt dự án, một dự án ứng dụng phần mềm thường thất bại vì thiếu một "thủ lĩnh" am hiểu cả nghiệp vụ kinh doanh lẫn kỹ thuật - tôi hay gọi là người thông dịch giữa anh em vận hành và anh em kỹ thuật, kết nối các phòng ban, để lập kế hoạch triển khai từng phần và phần nào ưu tiên làm trước.

Tại sao tôi phải đề cập phần này, vì đây là vấn đề triển khai, nó liên quan tới sự quyết tâm của người chủ và nhân sự của cả công ty, nếu như không có kinh nghiệm thì rất dễ dẫn đến thất bại vì nản trí và tư quy quay về cái cũ đi. Để quá độ lên một cấp mới thì thường phải trả qua những nổi đau phải không?

Sau khi điểm qua các vấn đề khó ... thì tôi cũng cần giải đưa ra các giải pháp phải không? để các doanh chủ yên tâm, mạnh dạng mà làm, vậy thì:

3 GIẢI PHÁP "VÀNG" ĐỂ TỐI ƯU HÓA LỘ TRÌNH SỐ HÓA:

Để không biến ERP thành "hố đen" tài chính, doanh nghiệp SMEs cần một chiến lược tiếp cận thông minh và tinh gọn hơn tập trung vào tăng trưởng nhanh:

1. Chọn chuyên gia và người có kinh nghiệm thực chiến

Đừng tự mình "mò mẫm" trong bóng tối. Việc mời một chuyên gia tư vấn độc lập hoặc một người có kinh nghiệm triển khai ERP thực tế sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm 50% thời gian và tránh được những cú lừa về công nghệ. Họ sẽ là người giúp bạn "bắt bệnh" quy trình trước khi đưa vào máy móc.

2. Chọn phần mềm phù hợp với mô hình kinh doanh và định hướng chiến lược tương lai

Phần mềm tốt nhất không phải là phần mềm đắt nhất, mà là phần mềm phù hợp nhất. SMEs nên ưu tiên các giải pháp có tính tùy biến cao, dễ dàng mở rộng theo quy mô và đặc biệt là phải giải quyết được bài toán thực tế của doanh nghiệp thay vì những tính năng "vẽ" ra cho đẹp

3. Tinh gọn nhưng liền mạch (Seamless & Lean)

Hãy bắt đầu bằng những module quan trọng nhất nhưng phải đảm bảo tính liên thông. Một hệ thống lý tưởng là hệ thống mà dữ liệu chảy mượt mà từ khâu bán hàng, kho vận đến kế toán mà không cần nhập liệu lại. Tinh gọn để vận hành nhanh, nhưng phải đủ sâu để giải quyết các nút thắt cốt lõi đáp ứng nhu cầu ưu tiên cho việc tăng trưởng.

Lời kết: Số hóa là một hành trình, không phải là một đích đến. Đối với SMEs, sự tỉnh táo trong việc chọn lựa công cụ và quyết liệt trong việc thay đổi tư duy con người mới chính là "chìa khóa vàng" để bứt phá.